QUIENES SOMOS
UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DE LA UTMACH
MISIÓN:
Es una unidad administrativa encargada de la implementación de un modelo de gestión documental y archivo a través de la administración física y electrónica de los documentos, a fin de conservar la memoria institucional de la UTMACH.
HORARIO
Administración Central
Lunes a Viernes, 07H30 a 16H00
PERSONAL
- VENTANILLA
ADMINISTRACIÓN CENTRAL –SECRETARÍA GENERAL
- ARCHIVO GENERAL
Al frente de Unidad de Bienes – Antiguo Rectorado
CONTACTO
Correo electrónico:
gestiondocumental@utmachala.edu.ec;
Teléfonos: (+593) 72 983 362 – (+593) 72 983 363 – (+593) 72 983 364 – (+593) 72 983 365
EXT: 147,148,153
NORMATIVA
REGLAMENTO DE ARCHIVO GENERAL – 15 de mayo de 2017 (Descargar)
CREACIÓN DEL COMITÉ DE ARCHIVO – 07 de septiembre de 2017 (Descargar)
PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS – 29 de octubre de 2018 (Descargar)
PROCEDIMIENTO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS – 29 de octubre de 2018 (Descargar)
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL (Descargar)
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (Descargar)
POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO – 12 de diciembre de 2019 (Descargar)
PROTOCOLO DE TRASPASO DE DOCUMENTOS – 29 de octubre de 2018 (Descargar)
INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS – 10 de julio de 2020 (Descargar)
MANUAL DE TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES – 01 de diciembre de 2023 (Descargar)
MANUAL DE USUARIO SIGEDA SISTEMA INFORMÁTICO DE LA UNIVERISDAD TÉCNICA DE MACHALA – 31 de septiembre de 2023 (Descargar)
SERVICIOS
- ASESORÍA TÉCNICA Y CAPACITACIÓN
Ofrece asesoramiento específico según las demandas de las dependencias académicas y administrativas de la UTMACH; además se organiza capacitaciones al personal responsable de los archivos en coordinación con la Dirección de Talento Humano y el Centro de Educación Continua.
- CONSULTA DE DOCUMENTOS
La comunidad universitaria y los ciudadanos en general tienen derecho de acceso al patrimonio documental de la Universidad Técnica de Machala, en los términos de la legislación vigente.
El Archivo General puede restringir el acceso, y la reproducción de aquellos originales que, por la manipulación de los mismos, pueda poner en peligro su conservación, en atención a su antigüedad, calidad y estado del soporte original. En tales casos, se procurará soluciones alternativas para satisfacer la demanda.
La consulta de la documentación se realiza en las instalaciones del Archivo General en el horario establecido.
- VENTANILLA
En las oficinas de Secretaría General, brinda atención en ventanilla para la recepción de correspondencia tanto interna como externa, y se mantiene un archivo activo de la documentación con registro del trámite brindado.
- Definición: Conjunto de procedimientos, procesos y recursos.
- Competencia: El Archivo General de la Universidad coordina la implementación con las diferentes dependencias académicas y administrativas.
- Alcance: Etapas del ciclo de vida de los documentos en Archivos de Gestión, Archivo Intermedio, Archivo General e Archivo Histórico.
- Metodología: Aplicación de las "Directrices para la consolidación de Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos de las Instituciones de Educación Superior"; Resolución RPC-SO-41-No.856-2016, adoptada en la Cuadragésima Primera Sesión Ordinaria del Pleno del Consejo de Educación de Educación Superior.
- CUADRO DE INTERLOCUTORES DEL SIGEDA (Descargar)